SWOT E ISO 9001:2015

Per il leader di un'organizzazione la strategia aziendale consiste nello scegliere come allocare le risorse (commerciali, tecnologiche, umane, finanziarie, relazionali, ecc.) nel lungo termine (dai 3 a 10 anni, solitamente), configurando l'offerta dei servizi dell'azienda e la sua presenza a livello geografico (il perimetro di intervento).
Obiettivo del top management è, naturalmente, soddisfare le aspettative di quegli stakeholder che hanno un'influenza sull'azienda (gli azionisti, i clienti, i fornitori, i dipendenti, la comunità in cui opera , ecc.), maturare un vantaggio competitivo e creare valore per i propri clienti.

La pianificazione strategica di un'organizzazione è il processo di definizione della direzione da seguire e delle decisioni da prendere per perseguire questa strategia. Nella pianificazione strategica bisogna affrontare almeno una di queste tre questioni chiave:

• "Cosa facciamo?"
• "Per chi lo facciamo?"
• "Possiamo battere la concorrenza?" o, in alternativa, "Come possiamo dventare eccellenti?"

Per determinare dove sta andando, l'organizzazione deve sapere esattamente dove si trova, quindi decidere dove vuole andare e come ci arriverà. Il risultato è un documento chiamato "piano strategico".

Tutte le aziende devono necessariamente avere una strategia ma questo è ancora più vero per quelle che vogliono implementare un sistema qualità secondo la ISO 9001:2015 perché nessun sistema di gestione può svilupparsi al pieno della sua efficacia se non è coerente con il contesto e con il funzionamento dell'azienda. Qualsiasi organizzazione deve cercare di creare un adattamento con il proprio ambiente esterno e l'analisi SWOT è un ottimo strumento per analizzare i punti di forza e di debolezza di un'azienda e le opportunità e le minacce. Questioni come lo scopo dell'organizzazione e il suo orientamento strategico e fattori che influenzano o possono influenzare la capacità raggiungimento dei risultati attesi dal sistema qualità sono, quindi, fondamentali da conoscere perché il un sistema di gestione sia davvero efficace.

I problemi relativi al contesto esterno ed interno e il monitoraggio di come le informazioni ad essi relative evolvono sono dati preziosi per costruire e adattare il proprio sistema di gestione progettato secondo la ISO 9001:2015. Il leader dell'organizzazione deve identificare chiaramente i problemi che può trovarsi a fronteggiare per tenerne conto nella progettazione del sistema qualità. Monitoraggio e revisione delle problematiche interne ed esterne, al fine di affinare o riorientare la strategia adottata, possono essere affrontati con diversi strumenti come, appunto, l'analisi SWOT o l'analisi PESTLE

In particolare, nel passaggio della ISO 9001 alla sua versione del 2015 e, ancor più, nella ISO 9004:2018 alle organizzazioni è stato chiesto di:

• determinare i fattori esterni e interni (opportunità e rischi, punti di forza e di debolezza) rilevanti per le loro finalità e indirizzi strategici che influenzano la loro capacità di conseguire i risultati attesi dal sistema qualità nel presente e negli anni a venire;
• specificare un'analisi dei rischi per ciascun processo tramite l'esame della mappatura delle attività

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L'analisi SWOT, ideata da Albert Humphrey, è un metodo per la pianificazione strategica utilizzato per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce coinvolti in un progetto o in un'idea. Implica che venga specificato l'obiettivo dell'idea o del progetto e che vengano identificati l fattori interni ed esterni favorevoli e sfavorevoli al raggiungimento di tale obiettivo.
Un'analisi SWOT deve iniziare prima di tutto con la definizione di uno stato o di un obiettivo finale desiderato per passare poi alla definizione del team che si occuperà della SWOT analysis che dovrà puntare a sfruttare al meglio tutte le competenze, le risorse e le capacità già disponibili all'interno dell'organizzazione riunendo, quando possibile, background diversi dei partecipanti che rappresentino tutte le risorse necessarie per una pianificazione strategica di successo, alla raccolta delle informazioni necessarie e alla creazione di un ambiente che stimoli il contributo attivo di tutti i membri che partecipano all'analisi SWOT.

L'analisi SWOT è uno degli strumenti che contribuiscono allo studio della pertinenza e della coerenza di un'azione futura (sia essa un'azione una tantum o una strategia globale) nel percorso decisionale. Lo scopo dell'approccio è quello di garantire che il decisore tenga conto nella sua decisione di tutti i fattori interni ed esterni, al fine di massimizzare il potenziale dei punti di forza e delle opportunità e per ridurre al minimo gli effetti dei punti deboli e delle minacce. Nel contesto di una valutazione, l'uso dell'analisi SWOT è generalmente centrato sulla valutazione preventiva delle azioni. Formalizzando i punti positivi e negativi e individuando i fattori ambientali che possono influenzare favorevolmente o sfavorevolmente l'andamento delle azioni decise e programmate, l'analisi SWOT consente di ridurre le incertezze e di affinare la strategia pianificata.

Per effettuare un'analisi SWOT bisogna effettuare due diagnosi:

• una esterna che identifichi le opportunità e le minacce dell'ambiente. Per definizione, i risultati dell'analisi esterna sono gli stessi per tutti i concorrenti presenti all'interno di un mercato;
• una diagnosi interna che individui i punti di forza e di debolezza dell'area strategica deli business. Per definizione, i risultati dell'analisi interna sono specifici dell'organizzazione studiata

Il confronto tra i due risultati alimenterà la fase successiva di formulazione delle opzioni strategiche a disposizione dell'organizzazione. Il risultato si presenta sotto la forma di una tabella con due colonne verticali:

• quella di sinistra con l'elenco degli elementi a impatto positivo sul campo dell'attività strategica studiata
• quella di destra con gli elementi a impatto negativo sul campo dell'attività strategica sotto esame

e due righe orizzontali:

• quella in alto con gli elementi la cui esistenza è dovuta a causa interne, specifiche dell'attività studiata. Si tratta di elementi controllabili dai vertici dell'organizzazione
• quella in basso raccoglie gli elementi la cui esistenza è dovuta a cause esterne, generalmente comuni a tutti i concorrenti di quel mercato. Sono elementi che si impongono ai leader delle organizzazioni che non hanno alcun controllo su di essi

I 4 riquadri che ne vengono fuori sono destinati a ricevere le informazioni rilevanti:

• "S - Strenght o Punti di forza" - in questo riquadro troviamo i fattori positivi di origine interna.
  Esempi di punti di forza possono essere delle competenze specifiche e specialistiche, un accesso esclusivo a una risorsa, un brevetto, un prodotto o un servizio nuovo e innovativo, la posizione in cui si è sviluppata l'attività, il know-how, un marchio e una reputazione forti, ecc;
• "O - Opportunità" - qui ci sono i fattori positivi di origine esterna.
  Esempi sono: un mercato in via di sviluppo, fusioni, joint venture o alleanze strategiche, un nuovo segmento di mercato, un nuovo mercato internazionale, la rimozione delle barriere commerciali internazionali, un mercato guidato da un concorrente debole, ecc.;
• "W - Weakness o Punti deboli" - tra i punti deboli troviamo i fattori negativi interni.
  Tra i punti deboli possiamo trovare la mancanza di competenze, prodotti e servizi indifferenziati in relazione ai concorrenti, la posizione dell'azienda che non è delle migliori, un migliore accesso ai canali di distribuzione da parte della concorrenza, la scarsa qualità di beni o servizi, la reputazione danneggiata, ecc.;
• "T - Thread o Minaccia" - qui sono raccolti i fattori negativi esterni.
  Anche in questo caso vediamo quali potrebbero essere degli esempi di minacce: un nuovo concorrente nel vostro mercato, una guerra dei prezzi, un nuovo prodotto o servizio innovativo di un concorrente, nuove normative, l'aumento delle barriere commerciali, una potenziale nuova tassazione sui vostri prodotti o servizi.
  Tenete sempre in considerazione anche il ritmo del cambiamento del contesto aziendale perché, se i cambiamenti sono rapidi, alcune minacce e opportunità potrebbero non essere valide già dopo qualche giorno dall'analisi

I punti di forza e di debolezza sono fattori interni che creano valore o distruggono valore. Possono includere risorse, competenze o altro che un'azienda ha a sua disposizione rispetto ai concorrenti. Possono essere misurati utilizzando valutazioni interne o benchmarking esterni.
Le opportunità e le minacce sono fattori esterni che creano valore o distruggono valore. Un'azienda non può controllarli perché emergono o dalle dinamiche competitive del settore e del mercato o da fattori demografici, economici, politici, tecnici, sociali, legali o culturali.

Affinché l'analisi SWOT si traduca in una buona sintesi, l'elenco degli elementi in ogni casella non dovrebbe essere troppo lungo (dai 3 ai 5 elementi va bene, è inutile elencare, ad esempio, le opportunità che sono ugualmente disponibili per i concorrenti). Inoltre, bisognerebbe imparare a concentrarsi sulla priorità degli elementi elencati in ogni riquadro, classificando gli elementi per intensità decrescente.

L'identificazione SWOT è essenziale perché le fasi successive del processo di pianificazione strategica per il raggiungimento dell'obiettivo prescelto deriva proprio dagli elementi individuati. In primo luogo, i decisori devono determinare se l'obiettivo è raggiungibile, dati i risultati dell'analisi SWOT. Se l'obiettivo non è raggiungibile, occorre selezionare un obiettivo diverso e ripetere da capo l'analisi.

Uno strumento per combinare i fattori interni con i fattori esterni dell'analisi SWOT è la matrice di confronto. Bisogna cercare di incrociare opportunità e punti di forza per tirare fuori il meglio da questi fattori. In questo caso la strategia dovrà essere il più offensiva possibile.
Si giocherà in difesa, invece, per ciò che riguarda le minacce che possono mettere in pericolo i punti di forza dell'azienda che si mira a mantenere tali.
Raccogliendo le riflessioni su ciò che riguarda opportunità e punti deboli, si punterà a raffrorzarsi imparando dalla concorrenza ciò che sa fare meglio.
L'ultima strategia, quella che riguarda minacce e punti deboli, sarà una mera strategia di sopravvivenza che implica una sola cosa: cambiare!

Un altro modo di utilizzare l'analisi SWOT è l'abbinamento e la conversione.
L'abbinamento viene utilizzato per trovare i vantaggi competitivi abbinando i punti di forza alle opportunità, mentre la conversione consiste nell'applicare strategie di conversione per convertire i punti deboli o le minacce in punti di forza o in opportunità. Un esempio di strategia di conversione è trovare nuovi mercati.
Se le minacce o i punti deboli non possono essere convertiti, un'azienda dovrebbe cercare di ridurrli al minimo o di evitali

La ISO 9001:2015 non richiede informazioni documentate relativamente questi argomenti ma potrebbero essere utili. A questo proposito, vi preghiamo di notare che alcune problematiche potrebbero essere di natura confidenziale e vanno trattate come tali. Del resto, stiamo pur sempre parlando della presentazione e dell'analisi dei problemi interni ed esterni che un'organizzazione deve affrontare in relazione al suo scopo e al suo orientamento strategico e a come questi potrebbero influenzare la capacità del sistema qualità di ottenere i risultati previsti.

Tra i vantaggi dell'analisi SWOT ricordiamo:

• è uno strumento flessibile e personalizzabile in base alle esigenze dell'azienda;
• si può svolgere in 2-3 giorni al massimo;
• è semplice e, quindi adatto a persone provenienti da qualsiasi background;
• costa poco: serve solamente il tempo delle persone che partecipano all'analisi;
• può aiutare a prevedere future minacce e, quindi, aiutare a intraprendere azioni con largo anticipo o a sviluppare piani di emergenza

In ultimo, sapete che la Commissione Europea ha definito la SWOT uno strumento di analisi strategica che combina lo studio delle forze e delle debolezze di un'organizzazione, di un territorio, di un settore con quello delle opportunità e delle minacce dell'ambiente, al fine di contribuire a definire una strategia di sviluppo? Anche il segretariato europeo IMS della Commissione Europea ha richiesto un'analisi SWOT che indicasse quale futuro attende l'industria manifatturiera europea.
Il risultato è stato che le imprese ad economia di scala intensiva e a base scientifica sono quelle più preparate a trarre profitto dalla partecipazione al programma di cooperazione internazionale di ricerca e sviluppo in materia di sistemi di produzione intelligenti (IMS). Dall'analisi SWOT è emerso anche che, nei settori ad alta tecnologia, l'Europa dispone di una serie di opportunità potenziali ma che, finora, non è riuscita a tenere il passo con gli Stati Uniti e con il Giappone. La base tecnologica europea, basata su una ricerca di base di alta qualità, resta forte; tuttavia, il taglio agli investimenti impedisce di colmare il divario esistente, in particolare, con il Giappone (Fonte: "Cordis - Risultati della ricerca dell'UE").
Interessante, vero?

PER SAPERNE DI PIU':